ACTAIS® WFM Hospital

ACTAIS® WFM Hospital es la aplicación que añade una capa de control sobre las necesidades de RRHH de un Centro sanitario (Hospital o Clínica). No requiere del fichaje del empleado, pero el módulo ACTAIS® TA (Time & Attendance) le sirve de base.

Desde este modo, se facilita la planificación de los departamentos y servicios del Hospital, mostrando de forma muy visual el estado de cada sección en las fechas seleccionadas y proporcionando herramientas sencillas para su gestión.

ACTAIS® WFM es una aplicación modular, totalmente configurable, y escalable, según las necesidades de cada centro sanitario.

También es una aplicación multi-centro, por lo que puede implantarse para la gestión de recursos humanos en grupos hospitalarios que cuenten con más de un centro.

Funcionalidades principales:

Definición de la estructura organizativa

A través de este módulo se pueden definir, entre otros, las distintas instalaciones o áreas del centro sanitario, los departamentos y servicios que lo componen, el personal adscrito a cada uno y su puesto, y las diferentes jerarquías presentes entre ellos.

Gestión de turnos y coberturas

ACTAIS® WFM Hospital permite la definición de los turnos de los empleados del centro sanitario y de su calendario de trabajo, desde situaciones simples a muy complejas.

También permite definir la cobertura de cada servicio, departamento o planta, dentro del centro, es decir, el número de empleados que tienen que estar presentes cada día, de forma que la aplicación genere alertas cuando esta cobertura se incumpla.

Así, por ejemplo, si un empleado se ausenta durante una semana y no se cumple la cobertura definida, la aplicación mostrará de forma visual el estado del departamento, la franja de tiempo que no cumple con lo establecido y se podrán cubrir los turnos con otro empleado simplemente con dos clicks de ratón.

Gestión de capacidades

La aplicación incluye también la gestión de capacidades, que permite definir qué empleados están capacitados para realizar turnos o sustituciones en cada departamento. De esta forma, si tenemos que cubrir la baja de un empleado, ACTAIS® WFM Hospital sólo mostrará al personal disponible que tenga capacidad para ese puesto en el departamento que se está planificando.

Zona del Empleado

Permite al trabajador la gestión online de sus solicitudes de vacaciones, permisos, intercambio de turnos, así como la verificación del estado de aprobación de éstas. La aprobación es multinivel y parametrizable para cada tipo de solicitud.

Con este módulo el empleado puede ver su planificación anual (turno, centro de trabajo) y sus fichajes (si aplica), así como solicitar modificaciones a su supervisor.

Control de Presencia

La aplicación base ACTAIS® TA (Time & Attendance) permite la gestión del control de presencia de los empleados mediante la definición de sus turnos y el calendario de trabajo.

El empleado puede realizar sus fichajes a través de terminales físicos como el TA1001, un potente dispositivo Android con pantalla táctil de 7” e identificación mediante tarjeta Mifare y huella dactilar.

El fichaje también puede hacerse online desde un PC del empleado, ideal para empleados en movilidad, con localizaciones temporales o en aquellos centros con muy pocos usuarios, evitando la instalación, más costosa, de un terminal físico.

Control de Convenios

Permite gestionar variables específicas para diferentes colectivos dentro del centro sanitario (médicos, personal de enfermería, celadores, etc.): horas anuales a trabajar, días de vacaciones (naturales o laborables, número de días a disfrutar, días adicionales por antigüedad) u otros tipos de ausencias o prestaciones. Contiene informes personalizados para contabilizar las variables y se integra con la Zona del Empleado para validar las solicitudes de los empleados.

API de integración con herramientas de terceros

Conjunto de servicios web para realizar una ágil integración con herramientas de gestión de nóminas y ERP’s.

Funcionalidades transversales:

Árbol de aprobaciones multinivel

Puede implementarse un árbol de aprobaciones para diversos procesos dentro del centro sanitario, entre otros, solicitud de cambios de turno, solicitud de vacaciones o permisos, solicitud de formación, etc.

Se trata de una sencilla y potente herramienta que reduce de forma muy significativa los tiempos y la burocracia asociada normalmente a estos procesos. Además, es multinivel y totalmente parametrizable.

Gestión documental

Dentro de cualquier módulo de la aplicación existe la posibilidad de gestionar los documentos asociados a un proceso, bien adjunto los mismos, exportando información, etc.

Generación de informes y estadísticas

La aplicación dispone de una herramienta de generación de informes y estadísticas, totalmente configurable según las necesidades de la persona o personas responsables de la gestión de recursos humanos del centro sanitario. De esta manera puede obtenerse fácilmente información completa y en los formatos más adecuados y útiles para la toma de decisiones.

Ventajas generales de ACTAIS WFM Hospital:
  • Reducción de los tiempos y costes de gestión del personal asignado a un responsable o jefe de RRHH.
  • Herramienta idónea para anticipar las necesidades de contratación a corto y medio plazo en función de la situación de los recursos y de la cobertura deseada.
  • Simplifica y automatiza gran parte de los procesos de gestión del personal.
  • Altamente configurable y personalizable: aplicaciones y módulos opcionales, incidencias, reglas de justificación.
  • El árbol de aprobaciones multinivel reduce tiempos, burocracia y papel en los procesos.
  • Escalable.
  • Herramienta web que puede alojarse en las instalaciones del centro sanitario o en formato Cloud.
  • Opciones de movilidad.